Wenn du schon länger mit dem Gedanken gespielt hast, deine Skills oder Seminare online zu präsentieren, dann ist jetzt die Zeit dafür reif. Seit knapp sieben Wochen arbeiten wir nun schon im Home Office und kommen auch sonst nicht so oft vor die Tür. Unser Zuhause ist mittlerweile Lebens- und Arbeitsraum zugleich, das Internet der wichtigste Platz für Begegnungen mit Kund*innen und Kolleg*innen, Familie und Freund*innen.
Meetings, Seminare, Workshops – unser Arbeitsraum ist virtuell
Ob Meetings, Zusammenarbeit im Team, Workshops oder Coaching, unser Arbeitsraum ist in diesen Tagen hauptsächlich ein virtueller. Und es ist wirklich sensationell, was technisch alles möglich ist. Sei es der morgendliche Kaffeeklatsch mit den Kolleg*innen, Lerngruppen, interaktive Praxisworkshops, Konzerte, Lesungen, Vorträge, Netzwerktreffen. Der Fantasie sind keine Grenzen mehr gesetzt. Positiver Nebeneffekt: es entstehen viele neue Kontakte, die Menschen rücken virtuell näher zusammen.
Auch wir in der SMARTphotoschule halten inzwischen unsere Workshops für Smartphone-Fotografie, Videodreh mit dem Smartphone und Videoschnitt online ab, jede Woche kommen neue Themen dazu. Das Feedback unserer Teilnehmer*innen aus dem ganzen Land ist sehr positiv, das virtuelle Format funktioniert! Mittlerweile haben wir einiges an Erfahrungen gesammelt, was die Arbeit im virtuellen Raum, die Einweisung und didaktische Schulung von Dozent*innen und Referent*innen und die Begleitung virtueller Veranstaltungen betrifft, und möchten dieses Wissen gerne hier im Blog und in Onlinekursen an dich weitergeben.
Im ersten Blogbeitrag beschäftigen wir uns heute mit der richtigen Vorbereitung und verraten dir Tipps für die Arbeit mit deinen Kund*innen im virtuellen Raum.
Co-Hosts einplanen!
Am besten funktionieren Onlineveranstaltungen, die kein One-Women-/One-Man-Show sind. Benenne unbedingt eine(n) zweite()n Moderator(in) (Co-Host), bei größeren Veranstaltungen sogar noch eine(n) dritte(n). Technische Hilfe leisten, moderieren, den Chat überwachen, die eigenen Inhalte präsentieren – das ist für eine Person schon bei einer kleinen Teilnehmer*innenzahl sehr arbeitsintensiv.
Ein Drehbuch/Ablaufplan festlegen
Erstelle vorab ein detaillierteres Drehbuch, d.h. legen zu deinen Inhalten den zeitlichen Ablauf fest. Notieren auch, wann welche weiteren Tools zum Einsatz kommen. Teste den Ablauf vorher live mit deinen Co-Hosts, damit jede(r) weiß, was wann zu tun ist.
Referent*innen in die Technik einweisen
Weisen den Referenten/die Referentin vorab in die technischen Möglichkeiten der Plattform ein, damit er/sie seine/ihre Präsentation darauf abstimmen kann.
Einladungen der Teilnehmer*innen oder Gäste
Verschicke den Link zu deinem virtuellen Raum zeitgleich mit der eigentlichen Einladung. Bitte die Teilnehmer*innen darum, den virtuellen Raum 30 – 15 Minuten vor Beginn der Veranstaltung zu betreten und kündige an, dass vor der Veranstaltung eine Technik- und Datenschutzeinweisung erfolgt. Außerdem haben alle genügend Zeit, ihren Ton und ihr Video zu testen, wenn sie einige Minuten früher da sind.
Beschreibe in der Einladung, wie die Teilnehmer*innen in den virtuellen Raum kommen, ob das Video angeschaltet sein soll oder nicht, ob sie selbst das Mikro anstellen müssen oder nicht. Die meisten Plattformen bieten sehr gute Erklärvideos und Tutorials an. Schicke am besten den Link mit. Informiere deine Teilnehmer*innen auch darüber, auf welcher Plattform die Veranstaltung stattfindet und wie diese mit den Daten umgeht (DSVGO!).
Es geht los: Einlass eine halbe Stunde vor Veranstaltungsbeginn
Leg das Drehbuch und die Teilnehmerliste ausgedruckt neben dich, bevor du den virtuellen Raum öffnest – auch deine Co-Hosts sollten sich ein Exemplar bereithalten. Möchtest du eine Teilnehmerliste führen oder abgleichen, kannst du die Teilnehmer*innen in einen Warteraum einzeln eintreten lassen.
Klärung von Technik und Datenschutz
Kurz vor Beginn der Veranstaltung solltest du allen Teilnehmer*innen eine Einweisung in die Bedienung der Plattform geben. Frag am besten nochmal nach, ob alle mit der Technik zurechtkommen, bevor du die Veranstaltung beginnst. Dann sprich nochmal das Thema Datenschutz an. Wenn du die Session aufnehmen willst, erkläre genau, wofür die Aufnahme gedacht ist und ob sie veröffentlicht werden soll. Wenn du sicher sein willst, nutze ein Umfragetool, um dir von jedem/jeder Teilnehmer*in eine Genehmigungen zu holen. Weise darauf hin, dass niemand einen Screenshot der Veranstaltung machen und ungefragt veröffentlichen darf.
Nach dieser Einweisung steht einem pünktlichen Beginn nichts mehr im Weg und alle Teilnehmer*innen können sich komplett auf den Inhalt konzentrieren.
Mikrophone an oder aus?
Der/die Veranstalter*in oder Referent*in entscheidet, ob die Mikrofone an- oder ausgeschaltet werden. Um Hintergrundgeräusche zu vermeiden, sollten Mikrophone immer nur dann angeschaltet werden, wenn sich jemand zu Wort meldet. Diese Aufgabe können sehr gut die Co-Hosts übernehmen.
Beschreibe, was du tust!
Im virtuellen Raum ist die Sprache das wichtigste Kommunikationsmittel. Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen, wo unsere Augen alles sehen, solltest du hier alles, was passiert bzw. was du tust, beschreiben. Kündige also an, wenn der Bildschirm geteilt wird, wenn du die Mikrophone an- oder ausschaltest usw.
Diskussionsrunden
Kläre deine Teilnehmer*innen darüber auf, wie die Diskussionsrunden ablaufen und wie sie sich zu Wort melden sollen. Viele Tools haben dafür Grafiken oder Icons (z.B. eine sich hebende Hand, die anzuklicken ist). Aber auch ein ganz normales Handheben funktioniert, vorausgesetzt, alle Kameras sind eingeschaltet. Wie auch in einer Präsenzveranstaltung braucht es eine Diskussionsmoderation. Am besten übernimmt einer der Co-Hosts diese Rolle und ruft die Teilnehmer*innen in der Reihenfolge der Meldungen auf und unterstützt beim Aktivieren des Mikrophons.
Abschluss der Veranstaltung: Der Letzte macht das Licht aus!
Kontrolliere vor dem Abschluss der Veranstaltung nochmal den Chat und prüfe, ob wichtige Informationen, Links, Termine etc. gespeichert sind und du alle noch offenen Fragen beantwortet hast. Verlasse den Raum erst, wenn alle anderen Teilnehmer*innen gegangen sind, und stell sicher, dass der Raum dann auch geschlossen ist.
Die richtige Präsentation vor der Kamera
Vom richtigen Hintergrund über Kamerausrichtung bis hin zur Körpersprache – in unserem nächsten Blogbeitrag findest du alle Tipps, damit du dich vor der Kamera so präsentierst, wie es zu deinem Business passt.
Brauchen Sie Unterstützung für Ihre Online Meetings, eine Einführung, Hilfe bei der Vorbereitung und/oder Unterstützung bei der Moderation?
Dann wenden Sie sich gern an uns.
Wir bieten:
- Bereitstellung der Online Plattform Zoom (Account bis zu 100 Personen)
- Einweisung und Informationen über alle technischen Möglichkeiten
- Unterstützung bei der Moderation (Einweisung der Teilnehmer in das Tool, Hilfestellung bei Schwierigkeiten)
- Technische Moderation während Ihres Events
